Trong những năm gần đây, khi nhắc đến cuộc Cách mạng Công nghiệp mới, một trong những khái niệm được nhắc đến nhiều nhất chính là Digital Transformation – hay Chuyển Đổi Số (CDS). Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu rõ CDS là gì, nó khác gì so với Số hóa (Digitization), Kỹ thuật số hóa (Digitalization), hay đơn thuần là việc đưa phần mềm vào vận hành.
Vậy CDS có thực sự cần thiết cho mọi tổ chức, doanh nghiệp? Nó có đơn giản là chuyện “áp dụng công nghệ”, hay là một hành trình phức tạp hơn nhiều?
Hiểu đúng về các khái niệm
Trước khi bàn sâu về CDS, cần phân biệt rõ ràng giữa các khái niệm dễ gây nhầm lẫn: Số hóa (Digitization), Kỹ thuật số hóa (Digitalization) và Ứng dụng số hóa (Digitalized Applications).
Từ thời xa xưa con người đã có nhu cầu sử dụng giấy để ghi chép lại thông tin và họ luôn muốn lưu giữ hoặc truyền bá thông điệp một cách hiệu quả. Chẳng hạn như thời cổ và trung đại, nếu muốn truyền thông tin đến công chúng một cách rộng rãi và nhanh chóng, họ sẽ lựa chọn khắc gỗ bản gốc và cho in hàng loạt. Thời cận đại, máy gõ chữ giúp người gõ văn bản nhanh chóng, nhân loại đã có bước tiến, nhưng chưa đủ. Cho đến cuối thế kỷ XX và đầu thế kỷ XXI, mọi thứ mới có sự khác biệt lớn - số hoá
Số hóa là bước đầu tiên trong hành trình chuyển đổi công nghệ. Nó đơn giản là việc chuyển dữ liệu từ dạng vật lý (giấy, âm thanh, hình ảnh…) sang định dạng số. Ví dụ:
- Gõ lại văn bản từ bản in thành file Word
- Scan tài liệu giấy thành file PDF
- Ghi âm cuộc họp để lưu trữ thay vì viết tay biên bản
Những tài liệu này sẽ được gửi email, được phổ biến rộng rãi từ nơi này sang nơi khác nhanh hơn, được lưu trữ ở một nơi nào đó an toàn hơn. Các công việc, kinh doanh cũng sẽ được thao tác thực hiện trên máy tính nhiều hơn.
Về doanh nghiệp, sẽ thật thiếu sót nếu không kể đến các Ứng Dụng Số Hóa (Digitalized Application), đó có thể là mức độ thấp như Word, Excel, Powerpoint cho đến các mức độ cao như ERP, CRM, SAP để tối ưu hóa luồng công việc, giảm thiếu chi phí thực hiện từ hai phía nội bộ doanh nghiệp và lĩnh vực doanh nghiệp đang kinh doanh.
Khi có ứng dụng rồi, thì người quản lý dữ liệu đó phải học cách khai thác, một doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng Excel để làm thống kê, đưa ra phương hướng quyết định, nhưng khi mức độ nhiều hơn, số lượng dữ liệu quá lớn, thì bắt buộc phải có Kỹ Thuật Số Hóa để phù hợp với từng nhánh chuyên sâu hơn. Doanh nghiệp có thể đặt hàng công ty dữ liệu để đưa ra các Insights, ví dụ như các biểu đồ, thống kê, xu hướng, độ tin cậy của một mô hình,… Để từ đó lập kế hoạch, chiến dịch cho tương lai
Nhìn chung, sự áp dụng Kỹ Thuật Số đã đi sâu vào đời sống doanh nghiệp, từ mức độ thấp cho đến mức độ cao. Nhưng khi bước vào giai đoạn mới, gọi là Chuyển Đổi Số, nó lại liên quan đến văn hóa (Culture) nhiều hơn là kỹ thuật (Technology)
Chuyển đổi số
CDS là quá trình thay đổi toàn diện từ mô hình kinh doanh, quy trình vận hành đến tư duy tổ chức – thông qua sự kết hợp giữa công nghệ số và văn hóa đổi mới.
Điều quan trọng nhất: CDS không chỉ là câu chuyện công nghệ – nó là câu chuyện con người, tư duy và văn hóa doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp thực hiện CDS khi:
- Thay đổi cách tạo ra giá trị cho khách hàng
- Tái cấu trúc quy trình nội bộ để tối ưu vận hành
- Áp dụng công nghệ để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven)
- Phát triển mô hình kinh doanh mới
Các doanh nghiệp lâu đời sẽ rất khó ứng dụng chuyển đổi số một cách nhanh chóng so với những doanh nghiệp khởi nghiệp, do họ còn tồn tại các quy trình, các văn hóa, tất nhiên điều đó không sai nếu xét về mặt ổn định.
Ví dụ về công ty Netflix, năm 1997, công ty đang định hình ở mảng cho thuê DVD qua thư bưu điện, 10 năm sau Netflix cho phép phát hành video online, cho đến hiện nay đã rất thành công trong việc bán subscription để người dùng được thưởng thức không chỉ series truyền hình mà còn cả phim rạp. Từ đó, hình thành văn hóa xem phim online thay cho băng đĩa hay truyền hình cáp truyền thống. Nói cách khác, Netflix đã chủ động thay đổi và từng bước đưa giải pháp để người xem tiếp cận được tiện ích giải trí.
Công ty Dropbox khởi nghiệp với mục tiêu thay đổi cách gửi file qua email hay USB vì sẽ có rủi ro virus và mất mát. Qua đó định hình được văn hóa sử dụng Cloud Computing để lưu trữ (SaaS)
Trong đại dịch COVID-19, thế giới đã chứng kiến một “cuộc CDS bất đắc dĩ”:
- Trường học chuyển sang dạy học online
- Siêu thị, chợ truyền thống phải bán hàng qua Zalo, Facebook
- Doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa, ký số, quy trình tự động
Có thể thấy, xã hội sẽ phải đối mặt với việc CDS ở rất nhiều lĩnh vực, không nhất thiết tổ chức doanh nghiệp buộc phải có AI, IoT, Big Data,… những suy nghĩ đấy không hẳn đúng hoàn toàn. Hai công ty ví dụ phía trên đều không có áp dụng những kỹ thuật tiên tiến ngay thời buổi ban đầu, nhưng nhờ CDS, họ có thể áp dụng rất nhiều kỹ thuật đó để ngày càng phát triển hơn, nói cách khác, CDS là tiền đề để áp dụng khoa học công nghệ và kỹ thuật. CDS cũng không nhất thiết phải bắt đầu từ những thứ lớn lao, nó có thể bắt đầu đơn giản bằng việc trả lời: Khách hàng của bạn đang gặp vấn đề gì – và công nghệ có thể giải quyết nó như thế nào?
CDS không phải là “xu hướng”, mà là điều kiện để tồn tại. Trong bối cảnh kinh tế biến động, mô hình làm việc lai, sự thay đổi hành vi người tiêu dùng, CDS giúp doanh nghiệp:
- Linh hoạt hơn với biến động thị trường
- Tối ưu chi phí vận hành
- Ra quyết định nhanh chóng, dựa trên dữ liệu
- Tạo ra trải nghiệm khách hàng vượt trội
Điều kiện để chuyển đổi số
Tư duy lãnh đạo: Chấp nhận sai lầm và liên tục cải tiến
CDS là một hành trình dài hạn, có thể gặp nhiều thất bại nhỏ trước khi đạt được thành công lớn. Lãnh đạo cần chấp nhận nhiều sự thay đổi cốt lõi:
- Ban lãnh đạo có tư duy mở, hiểu rằng CDS không phải là “một dự án IT”
- Có chiến lược và lộ trình cụ thể, không làm kiểu phong trào
- Dám thử nghiệm và học hỏi từ sai lầm
Luôn khoan dung với lỗi lầm và rủi ro có thể xảy ra đối với CDS, các lãnh đạo doanh nghiệp phải nhận thức được tầm quan trọng của CDS, để từ đó đưa ra lộ trình, ngân sách và hướng giải quyết khi mắc lỗi lầm.
Kỹ năng công nghệ và nhận thức bảo mật
Các phòng ban phải có kỹ năng công nghệ thông tin nhất định và cũng phải có nhận thức về bảo mật thông tin. Ngoài ra phòng ban cũng phải có ý chí để tiếp thu được công nghệ, qua đó đóng góp được hướng xử lý tốt hơn. Quan trọng hơn:
- Có khả năng phối hợp với bộ phận IT hoặc nhà cung cấp giải pháp
- Hiểu về rủi ro bảo mật và tuân thủ chính sách an toàn dữ liệu
Ví dụ thực tế: Nếu phòng HR không chịu sử dụng phần mềm quản lý KPI vì quen làm trên Excel, thì dù bộ phận kỹ thuật có giỏi đến đâu, CDS cũng không thể thành công. CDS đòi hỏi tất cả các bên cùng thay đổi, không thể chỉ đến từ một phía.
Lấy khách hàng làm trung tâm
Mọi hành động CDS đều phải quay về câu hỏi: Khách hàng có cảm thấy tiện lợi, hài lòng hơn không?
Netflix, Dropbox, Amazon,… đều bắt đầu từ việc giải quyết nỗi đau cụ thể của khách hàng, sau đó mở rộng ra bằng công nghệ.
CDS là hành trình liên tục – Agile Transformation
Không thể có chuyện “CDS xong rồi!”. CDS phải là liên tục – thích nghi – cải tiến, giống như nguyên lý của Agile.
- Marketing phải học cách dùng dữ liệu (SQL, BI) thay vì dựa vào cảm tính
- Sales phải biết kết nối CRM để theo sát hành trình khách hàng
- HR phải số hóa quy trình tuyển dụng, đánh giá và đãi ngộ
CDS chỉ thành công khi mọi phòng ban cùng hành động, chứ không phải chỉ bộ phận CNTT.
Kết luận
Chuyển Đổi Số không phải là đích đến, mà là hành trình liên tục.
Doanh nghiệp nào càng bắt đầu sớm – càng có lợi thế cạnh tranh trong tương lai.
Những điều cần ghi nhớ:
- CDS là sự thay đổi về tư duy và văn hóa – không chỉ là phần mềm hay phần cứng
- Không cần AI, Big Data để CDS – nhưng CDS là nền tảng để áp dụng các công nghệ đó sau này
- Khách hàng là trung tâm – công nghệ chỉ là phương tiện
- Lãnh đạo phải dẫn dắt bằng tầm nhìn, nhân viên phải đồng hành bằng hành động
- CDS là sự học hỏi liên tục – thích nghi, thử nghiệm và không ngừng cải tiến
- Chuyển đổi số không còn là sự lựa chọn. Nó là yêu cầu sống còn nếu muốn phát triển
